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15 Tipps und Tricks zu Google Mail für Geschäftsanwender

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5. Erstellen Sie tolle Filter

Sie können einen Filter für fast alles erstellen: ein bestimmtes Wort in der Betreffzeile, einen bestimmten Absender, eine bestimmte Größe usw. Alles, wonach Sie suchen können, können Sie einen Filter erstellen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Filter erstellen. Weisen Sie dann eine oder mehrere Aktionen zu: Posteingang überspringen, Label zuweisen, Nie an Spam senden usw.



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6. Sparen Sie Zeit mit Smart Compose

Smart Compose nutzt KI und maschinelles Lernen, um während der Eingabe Vorschläge zu machen. Es lernt, während Sie es verwenden, sodass Smart Compose noch intelligenter wird. Wenn Sie beispielsweise Please find eingeben, schlägt Smart Compose Folgendes vor: angehängt. Klicken Sie einfach auf die Tabulatortaste, um den vorgeschlagenen Text zu akzeptieren. Es mag wie eine kleine Funktion erscheinen, aber mit der Zeit wird es zu einer echten Zeitersparnis.

Wie: ⚙ Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Smart Compose

7. Nehmen Sie direkt über Gmail an einem Meeting teil

Gmail enthält jetzt Google Meet für G Suite-Nutzer. Wenn Ihr Unternehmen Google Meet verwendet, können Sie direkt in Gmail ein Meeting erstellen oder daran teilnehmen, ohne einen neuen Browser-Tab öffnen zu müssen.

Wie: Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Meeting starten oder beitreten.

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8. Planen Sie das Senden einer E-Mail

Sie möchten eine E-Mail schreiben, möchten diese aber nicht sofort versenden? Kein Problem. Sie können den Versand einer E-Mail jederzeit planen.

Wie: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Senden (in Antworten ist dies die graue Schaltfläche Senden, nicht die blaue Schaltfläche Senden & Archivieren).

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9. Verwenden Sie Vorlagen für eine schnelle Komposition

Ist Ihnen aufgefallen, dass Sie immer wieder dieselben E-Mails schreiben? Templates (ehemals Canned Responses) ist die Lösung. Sie können Vorlagen für E-Mails erstellen und speichern, die Sie häufig senden. Nachdem Sie die Vorlage eingefügt haben, können Sie die E-Mail bearbeiten. Sie eignet sich also hervorragend, um die Grundlagen zu erlernen und die spezifischen Details nach Bedarf einzugeben.

Wie: ⚙ Einstellungen > Erweitert > Vorlagen > Aktiviert

So verwenden Sie: Klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail auf die drei Punkte neben dem Papierkorb und wählen Sie Zu verwendende oder zu erstellende Vorlagen aus.

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10. Senden rückgängig machen

Hoppla! Haben Sie zu früh auf den Senden-Button geklickt? Kein Problem! Gmail bietet eine praktische Funktion zum Rückgängigmachen des Sendens. Sie können sogar die Verzögerung vor dem endgültigen Senden auswählen.

Wie: ⚙ Einstellungen > Allgemein > Senden rückgängig machen

11. Nur Augen im vertraulichen Modus

Der vertrauliche Modus verhindert, dass Personen Ihre E-Mails speichern, kopieren, weiterleiten oder herunterladen (obwohl er sie nicht daran hindern kann, Screenshots zu erstellen). Sie können sogar ein Ablaufdatum für die Selbstzerstörung festlegen.

Wie: Klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail unten rechts auf das Schloss-/Zeitsymbol.

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12. Personalisieren Sie Ihre Unterschrift für jeden Anlass

Viele von uns tragen bei der Arbeit mehr als einen Hut, und eine allgemeine Unterschrift weist nicht immer auf alle unsere Pflichten hin. Gmail ermöglicht mehrere Benutzersignaturen, und Sie können beim Verfassen einfach zwischen ihnen wechseln.

Wie: Klicken Sie unten rechts auf der Registerkarte „Komposition“ auf das Signatursymbol, um Signaturen zuzuweisen oder zu verwalten.

13. Passen Sie die Posteingangsdichte an

Durch Anpassen der Dichte können Sie entweder mehr E-Mails pro Seite anzeigen oder schnell auf Ihre Anhänge zugreifen. Die Kompaktansicht verdoppelt fast die Anzahl der E-Mails, die Sie auf der Seite sehen können, während die Standardansicht Links zu Anhängen enthält.

Wie: ⚙ Einstellungsbereich > Dichte

14. Erledigen Sie mehr mit Gmail und Google Tasks

Google verfügt über eine integrierte To-Do-Liste, zu der Sie ganz einfach E-Mails aus Ihrem Posteingang hinzufügen können. Wie Labels und Snooze ist dies eine weitere fantastische Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt den Überblick über E-Mails zu behalten, die eine Aktion erfordern.

Wie: Klicken Sie oben in einer geöffneten E-Mail auf das Google Tasks-Symbol.

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15. Verwenden Sie Google+Aliasnamen für die professionelle Filterung

Sie können + verwenden, um eine beliebige Anzahl von Aliasen zu erstellen, die alle in Ihren Posteingang gelangen. Beispielsweise wird your.email+newsletter@gmail.com an your.email@gmail.com gesendet. Dies ist praktisch, um Newsletter und E-Mails von Websites zu filtern: Melden Sie sich einfach mit Ihrem Alias ​​an und verwenden Sie das An-Feld in den Filtern, um Labels hinzuzufügen, den Posteingang zu überspringen usw.

Zusammenfassung

Dies ist nur ein Vorgeschmack auf die erstaunlichen Produktivitäts-Hacks, die Sie für Gmail finden können. Zögern Sie nicht, in den Einstellungen zu stöbern und auf jede Schaltfläche zu klicken, die Sie finden können. Es gibt noch viel mehr zu entdecken! Mit diesen Tools, die Ihnen den Einstieg erleichtern, werden Sie im Handumdrehen mit Gmailing wie ein Profi.

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Christian ist freiberuflicher Autor und Content-Projektmanager mit mehr als 6 Jahren Erfahrung im Schreiben und Leiten von Teams in den Bereichen Finanzen und Technologie für einige der weltweit größten Online-Publisher, darunter ArmenianReporter und Tom's Guide.

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