Geschäfts-Software

Beste Dokumentenmanagement-Software des Jahres 2021

(Bildnachweis: Templafy)

1. Templafy

Eine All-in-One-Lösung für das Dokumentenmanagement



BESUCHERSEITE Benutzerfreundliche Oberfläche Umfangreiche Funktionen Mobile Apps Automatisierte Compliance-Prüfungen

Templafy ist eines der besten Dokumentenmanagement-Tools auf dem Markt. Das System zielt darauf ab, wesentliche Office-Suiten und -Lösungen zu integrieren, die von Unternehmen täglich verwendet werden.

Wenn es eine Sache gibt, die frustrierend sein kann, ist es die Erstellung von Markendokumenten mit einer anderen Software. Dies kann zeitaufwändig und fragmentiert werden, aber Templafy kann helfen. Damit können Sie eine Reihe von Dateien innerhalb des Systems erstellen und diese über einen einzigen Feed verwalten.

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Die Software ist mit einer Reihe von Geräten kompatibel und nutzt die Cloud, um Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Dokumente über Computer, Tablets und Smartphones zu ermöglichen. Es gibt auch automatische Compliance-Checks, und Sie können den Mitarbeitern auch einfach Feedback geben.

Für ein Preisangebot ist eine Kontaktaufnahme erforderlich, und es überrascht nicht, dass die genauen Kosten von der Anzahl der Benutzer, Funktionen und ausgewählten Add-Ons abhängen.

(Bildnachweis: M-Files)

2. M-Dateien

Dokumentensoftware, die Duplikate erkennt

BESUCHERSEITE Praktische Integrationen Mobile Apps Dokumentwarnungen

Wenn es um Dokumentenmanagement geht, M-Dateien zielt darauf ab, interne Arbeitsabläufe zu verbessern und wichtige Informationen jederzeit sicher aufzubewahren. Zu den Kunden zählen viele große Unternehmen wie Comcast und Yokohama.

Es gibt einen einzigen Tresor für eine Vielzahl von Dateien, und Sie können sie leicht nach Kunde, Projekt, Datum, Status oder anderen Kriterien finden. Die Software zielt darauf ab, Duplizierungen zu vermeiden – es ist durchaus üblich, dass am Ende zwei Kopien desselben Berichts oder möglicherweise mehr vorhanden sind.

M-Files warnt Sie, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde, indem es Namen und Projektdaten analysiert. Sie erhalten auch einige großartige Integrationen, einschließlich Microsoft Office und Salesforce CRM .

Es steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung, aber die Preise sind auf der Website nicht festgelegt, sodass Sie sich für ein Angebot an uns wenden müssen.

(Bildnachweis: DocuWare)

3. DocuWare

Dokumentenorganisation wandert in die Cloud

Streifen jetzt kaufen, später bezahlen
BESUCHERSEITE Deckt das gesamte Spektrum an Dokumentenaufgaben ab Cloud-basierter Speicher Mobile Unterstützung Versteckte Preise

Docuware verfolgt einen Cloud-basierten Ansatz für das Dokumentenmanagement. Es integriert Cloud-Speicher und Büroautomatisierung, um einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen. Dieser papierlose Umgang mit dem gesamten Spektrum der Büroaufgaben ist ein weiteres Beispiel für die digitale Transformation, die heute viele Prozesse vorantreibt.

Docuware bietet Dienste zur Erstellung eines „Cloud-Workflows“ für Dokumente an. Es ermöglicht den Kauf von Diensten in kleinem Umfang nach Bedarf, und wenn Anwendungsszenarien erstellt und die Zuverlässigkeit sichergestellt ist, kann der Dienst für eine größere Bereitstellung skaliert werden.

Es werden auch mobile Apps angeboten, die sich in diesen Workflow integrieren lassen und so beispielsweise das Scannen von Belegen unterwegs, die Genehmigung von Rechnungen für eine schnelle Zahlung und das Unterschreiben von Formularen direkt auf dem Gerät ermöglichen.

Während Docuware bietet eine Demo und eine kostenlose Testversion an, der Preis hängt natürlich von den ausgewählten Dienstleistungen ab, sodass der potenzielle Käufer sich für ein individuelles Angebot an uns wenden muss.

Aktualisieren: Docuware bietet jetzt in Zusammenarbeit mit Techradar eine kostenlose Testversion an. Klicken Sie jetzt hier, um Anspruch zu erheben.

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(Bildnachweis: MasterControl)

4. MasterControl

DMS mit Fokus auf Compliance

BESUCHERSEITE Mobil optimiert Unterstützt von Regulierungsbehörden Globale Standards

In großen Organisationen gibt es oft Prozesse und Vorschriften, die sicherstellen, dass Dokumente konform sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Aber wenn Sie eine Menge Dateien haben, kann es schwierig sein, solche Regeln zu befolgen.

MasterControl Dokumentenkontrollsoftware , das von einigen der weltweit größten Regulierungsbehörden verwendet wird, ist eine Dokumentenmanagement-Software, die komplexe Vorschriften und Standards rund um den Globus berücksichtigt. Ziel ist es, die Compliance-Kosten zu senken und die interne Effizienz zu steigern.

Das System automatisiert Routing, Lieferung, Eskalation und Genehmigung wichtiger Dokumente vollständig. Es bietet auch ein zentralisiertes, sicheres Archiv, in dem Sie Geschäftsdateien speichern und danach suchen können.

Es gibt keinen Hinweis auf eine kostenlose Testversion und die Preisgestaltung erfordert eine Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen für ein Angebot.

(Bildnachweis: XaitPorter)

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5. XaitPorter

Cloudbasierte Zusammenarbeit vom Feinsten

BESUCHERSEITE Vollständig Cloud-optimierte Smart Collaboration-Funktionen Salesforce-Integration

Wenn Sie eine Cloud-Lösung zum Erstellen von Dokumenten suchen, sollten Sie unbedingt vorbeischauen XaitPorter .

Das Tolle an diesem System ist, dass es extrem flexibel ist. Sie können mit Kollegen gleichzeitig zusammenarbeiten und an Dokumenten arbeiten, und Sie können ganz einfach Feedback austauschen. Es verwaltet auch alle Aspekte des Workflows, sodass Sie sich nicht um Formatierung, Nummerierung und Layout kümmern müssen.

XaitPorter hat auch einige nützliche Tricks an der Integrationsfront. Die Software kann mit Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText und Dropbox arbeiten. Und es wird derzeit von über 45.000 Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet.

Obwohl eine Demo verfügbar ist, gibt es keine kostenlose Testversion und die Preisgestaltung erfordert eine Kontaktaufnahme für ein Angebot.

Andere zu berücksichtigende DMS-Plattformen

Obwohl es eine Reihe von dedizierten Office- und Dokumentplattformen gibt, die wir erwähnen könnten, nicht zuletzt Office 365, LibreOffice und Adobe Document Cloud, konzentrieren sich diese eher auf das Erstellen von Dokumenten und deren Verwaltung, als auf die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten aus mehreren Quellen und Formaten. Daher werden wir diese Liste fortsetzen, indem wir einige der anderen DMS-Lösungen vorstellen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:

Selbe Seite unterscheidet sich ein wenig vom Standard-Dokumentenmanagement, da es mehr darum geht, einen einzigen Schwerpunkt für alle Kommunikationen, Projekte und Tools zum Teilen von Dokumenten zu schaffen. Ziel ist es, alles in einer einzigen App zu vereinfachen, anstatt mehrere Softwareanwendungen für unterschiedliche Aufgaben zu haben. Die Benutzeroberfläche ist einfach und benutzerfreundlich, wobei die Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht. In dieser Hinsicht macht es Samepage zu einer potenziell flexiblen Lösung, um mehrere Bedürfnisse abzudecken.

Dokmee bewirbt sich als Enterprise-Content-Management-Lösung zum Organisieren, Sichern und Verwalten von Dateien. Es unterstützt eine Reihe von Dokumentenformaten und bietet als Teil seines Dienstes auch Dokumentenabbildung und Datenerfassung. Alles kann mithilfe von KI intelligent indiziert werden, wobei Dateien automatisch für die Indizierung gestempelt werden, sowie regelbasiertes Routing, um die Speicherung und Archivierung zu vereinfachen, was alles über sicheres Hosting in der Cloud erfolgt. Wie erwartet wird die Zusammenarbeit unterstützt, wobei Berechtigungen und Überwachungsoptionen für eine einfachere Dateiverwaltung verfügbar sind.

So verwenden Sie Photoshop auf dem Mac

eFileCabinet ist eine Dokumentenmanagement-Softwarelösung, die intelligente Automatisierung verwendet, um Dateien entsprechend ihrem Inhalt zu organisieren, zu benennen und zu speichern. Vorlagen sind verfügbar, um die Dokumentordnerstruktur in Ihrem gesamten System anzupassen. Berechtigungen, Ablauf von Dateien/Ordnern und Benachrichtigungen können auch für die Dateifreigabe und das Senden von Dateianforderungen eingerichtet werden, was alles über eine sichere URL erfolgt. Auch allgemeine Barrierefreiheitsregeln können gemäß den Unternehmensrichtlinien eingerichtet werden.

Abbyy sind vielleicht am bekanntesten für ihre Dateilese- und Scandienste, bieten aber auch einen digitalen Dokumentenarchivierungsdienst an, der die sichere Speicherung und Verwendung von Dokumenten ermöglicht. Der Zugriff kann nachverfolgt und protokolliert werden, und vorhandene Dokumente können nach Bedarf wiederverwendet und für die Neuausstellung bearbeitet werden. Meta-Keywords können für die einfache Suche zusätzlich zu den normalen Suchfunktionen verwendet und bei Bedarf einfach über das Web oder per E-Mail verteilt werden. Eine potenzielle Einschränkung besteht darin, dass Abbyy-Dienste hauptsächlich zum Speichern von Dokumenten im PDF-Format entwickelt wurden.

Wir haben auch die . vorgestellt bester Cloud-Dokumentenspeicher .

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Nicholas Fearn ist ein freiberuflicher Technologiejournalist und Texter aus den walisischen Tälern. Seine Arbeiten sind in Publikationen wie der FT, dem Independent, dem Daily Telegraph, The Next Web, T3, Android Central, Computer Weekly und vielen anderen erschienen. Er ist auch ein eingefleischter Mariah Carey-Fan!